Hace unos años era la tendencia de moda, todas las empresas querían tener su propia Intranet. Ahora con el auge de las redes sociales parece que han pasado a un segundo plano, pero siguen siendo una herramienta útil si se llevan acabo de forma correcta o pueden transformarse en un saco sin fondo de inversiones si no se siguen algunas reglas básicas.

Hay un sin fin de tipos de redes internas, supongo que una por cada empresa. Porque aunque muchas siguen patrones similares, las redes internas o intranet deben ajustarse a la estructura de la empresa y a su particular forma de trabajar.

No hace mucho tuve la oportunidad de conocer a algunas personas de Sun Microsystems donde trabajan directamente en red y podían llevarse su sesión de usuario a cualquier ordenador con su tarjeta de empleado, cada ordenador disponía de un lector para estar tarjetas. Un conocido banco español ofrecía a sus empleados hace algunos años una Intranet para interaccionar entre ellos, donde plantear desde dudas profesionales y experiencias, hasta colgar ofertas para vender el coche o irse de vacaciones.

En otra empresa su intranet permitía ver la estructura jerárquica y departamental de la empresa, algo muy útil para aprenderte los nombres de los compañeros pertenecientes a otros departamentos y poder llamar a cada uno por su nombre (un detalle que se agradece). La misma intranet permitía gestionar la reserva de salas de reuniones y material necesario desde tu ordenador.

Al igual que estos ejemplos, hay otros tantos (muchos) que no han sido tan positivos y han supuesto costosas inversiones para las empresas sin lograr los resultados esperados, simplemente porque no se planificaron de forma adecuada. Dejarme exponer algunos conceptos básicos a tener en cuenta (que no son los únicos ni seguramente los más importantes)

• En primer lugar, una Intranet no puede ser ajena a la filosofía de la empresa ni a sus trabajadores.
• Tampoco puede ser ajena al negocio (para eso ya está Facebook).
• Debe cumplir una función clara: puede ayudar a sus empleados a trabajar mejor o cumplir objetivos corporativos que mejoren la comunicación, la productividad, etc.
• No se debe pedir lo imposible: si aun empleado le resulta más sencillo descolgar un teléfono o mandar un mail a otro compañero que usar la Intranet… nunca lograrás convencerlo para que lo haga.
• Se debe tratar que los procesos, la comunicación, flexibilidad, movilidad, etc… sea (mucho) más sencilla.
• Y, sobre todo, debemos recordar: una Intranet se crea para conectar personas… importante no olvidarlo.