El elefante y la hormiga

Hace unos días hablábamos en la oficina sobre los proyectos para 2020, en un ejercicio que solemos hacer cuando ya el año en curso está abocado a su fin, donde podamos alinear estrategias, prioridades y, ante todo, tiempos.

En medio de esta conversación surgió un tema que suele ser recurrente en muchas empresas: ¿cómo queremos afrontar un determinado proyecto (un tanto ambicioso)?.

Es muy normal que las empresas, cuando se enfrentan al desafío de desarrollar una nueva solución tecnológica, utilicen algunas de las herramientas o sistemas de gestión de proyectos que existen a día de hoy. Tales como el “Design thinking“, que utiliza procesos cognitivos para desarrollar nuevos productos o servicios, puedes optar por una aproximación “Agile” (estas es más una filosofía de trabajo que una metodología) o incluso por formas más tradicionales como Prince2.

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Una vez que hemos definido nuestra forma de trabajar, comenzamos a reunirnos con diferentes equipos, organizar diversos workshops y actividades, para lograr saber qué queremos hacer, cómo nos gustaría hacerlo y el resultado que nos gustaría obtener.

Y aquí es cuando comienzan los problemas. Hay quien invitan a cada departamento a participar y acaba creando un mounstruo, con una lista de requerimientos interminable y que dificilmente podrá ser aplicable. Queremos solucionar todos los problemas de la compañía de un solo golpe y acabamos creando un proyecto elefante muy difícil de gestionar.

Entonces, ¿cuál es la forma más adecuada de gestionar un proyecto? Pues, como todo en la vida, depende. Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto y están muy influenciados por la propia organización e historia de tu empresa. Salirse del patrón establecido a la hora de gestionar un proyecto es complicado, así que lo primero sería conocer a fondo cómo se siente tu organización a gusto cuando gestionan proyectos de cierta embergadura.

Luego, está la parte de planificación de objetivos primarios y secundarios. Esta fase, que en mi opinión es fundamental, muchas veces la pasamos por algo y nos vamos directos a pegar post-its en la pared con montones de ideas.

Si nos tomamos el tiempo a pensar ¿a dónde quiero llegar con todo esto? y ¿qué pasos tengo que dar para lograrlo? acabaremos teniendo un claro objetivo y una serie de objetivos secundarios, etapas, por las que tendríamos que pasar para ayudar alcanzar dicho objetivo. Y aquí es cuando comenzamos a trabajar en un proyecto hormiga.

Pogamos un ejemplo sencillo, algo más personal, que nos ayude a entenderlo. Ahora que estamos a final del año y comenzamos a preparar nuestra lista de objetivos para el año siguiente, alguno habrá que se diga a si mismo “el año que viene correré una maratón”. Es un buen desafío y se lo recomiendo a todo el mundo, pero si no has corrido en tu vida o desde que dejaste el instituto es un desafío importante.

Si estás acostumbrado a trabajar con proyectos elefantes, siguiendo esta metodología, una vez comenzado el próximo año, contratarás un entrenador personal, te apuntarás al gym y te comprarás la ropa y zapatillas necesarias para correr una maratón. Después de gastarte un montón de dinero, llegará la hora de salir a correr, con este frío, y acabarás viendo la nueva temporada de “La casa de papel”.

Otra posible aproximación sería prueba unos día a salir a correr por las mañanas. Si necesitas unas zapatillas, comprate unas normales, que cumplan pero no tan caras, y pon el despertador una hora antes (diclaimer: revisa planes de entrenamiento adecuados antes de lanzarte a correr si no lo has hecho en años). Si puedes hacer esto durante un par de semanas, entonces puedes comenzar con el siguiente paso. Pero si no eres capaz de despertarte un poco antes para trotar un ratito en la mañana, la maratón está fuera de tu alcance.

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Lo mismo pasa con las empresas. Nos enfrascamos en proyectos gigantes, que quieren resolver todos nuestros problemas y que luego tardamos sangre, sudor y… tiempo y dinero en sacar adelante, para que luego nadie esté satisfecho con el resultado porque no termina de solucionar sus verdaderos problemas.

Se nos olvida algo importante, el ir mostrando avances de nuestro proyecto a la gente para que puedan acompañarnos en esta nueva estrategia. ¿Recordáis lo de los objetivos secundarios? Están ahí para que la gente pueda apreciar avances sencillos, fáciles de entender y que les ayuden a caminar junto con nosotros hacia el objetivo que nos hemos fijado, sin necesidad de llevarse una sopresa al final.

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Además, con la metodología hormiga recibirás muchos feedbacks sobre el camino para mejorar el proyecto en cuestión y adaptarse mejor a las necesidades de cada uno. Así que tendremos un proyecto vivo, que acaba respondiendo a las necesidades del negocio.