El elefante y la hormiga

Hace unos días hablábamos en la oficina sobre los proyectos para 2020, en un ejercicio que solemos hacer cuando ya el año en curso está abocado a su fin, donde podamos alinear estrategias, prioridades y, ante todo, tiempos.

En medio de esta conversación surgió un tema que suele ser recurrente en muchas empresas: ¿cómo queremos afrontar un determinado proyecto (un tanto ambicioso)?.

Es muy normal que las empresas, cuando se enfrentan al desafío de desarrollar una nueva solución tecnológica, utilicen algunas de las herramientas o sistemas de gestión de proyectos que existen a día de hoy. Tales como el “Design thinking“, que utiliza procesos cognitivos para desarrollar nuevos productos o servicios, puedes optar por una aproximación “Agile” (estas es más una filosofía de trabajo que una metodología) o incluso por formas más tradicionales como Prince2.

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Una vez que hemos definido nuestra forma de trabajar, comenzamos a reunirnos con diferentes equipos, organizar diversos workshops y actividades, para lograr saber qué queremos hacer, cómo nos gustaría hacerlo y el resultado que nos gustaría obtener.

Y aquí es cuando comienzan los problemas. Hay quien invitan a cada departamento a participar y acaba creando un mounstruo, con una lista de requerimientos interminable y que dificilmente podrá ser aplicable. Queremos solucionar todos los problemas de la compañía de un solo golpe y acabamos creando un proyecto elefante muy difícil de gestionar.

Entonces, ¿cuál es la forma más adecuada de gestionar un proyecto? Pues, como todo en la vida, depende. Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto y están muy influenciados por la propia organización e historia de tu empresa. Salirse del patrón establecido a la hora de gestionar un proyecto es complicado, así que lo primero sería conocer a fondo cómo se siente tu organización a gusto cuando gestionan proyectos de cierta embergadura.

Luego, está la parte de planificación de objetivos primarios y secundarios. Esta fase, que en mi opinión es fundamental, muchas veces la pasamos por algo y nos vamos directos a pegar post-its en la pared con montones de ideas.

Si nos tomamos el tiempo a pensar ¿a dónde quiero llegar con todo esto? y ¿qué pasos tengo que dar para lograrlo? acabaremos teniendo un claro objetivo y una serie de objetivos secundarios, etapas, por las que tendríamos que pasar para ayudar alcanzar dicho objetivo. Y aquí es cuando comenzamos a trabajar en un proyecto hormiga.

Pogamos un ejemplo sencillo, algo más personal, que nos ayude a entenderlo. Ahora que estamos a final del año y comenzamos a preparar nuestra lista de objetivos para el año siguiente, alguno habrá que se diga a si mismo “el año que viene correré una maratón”. Es un buen desafío y se lo recomiendo a todo el mundo, pero si no has corrido en tu vida o desde que dejaste el instituto es un desafío importante.

Si estás acostumbrado a trabajar con proyectos elefantes, siguiendo esta metodología, una vez comenzado el próximo año, contratarás un entrenador personal, te apuntarás al gym y te comprarás la ropa y zapatillas necesarias para correr una maratón. Después de gastarte un montón de dinero, llegará la hora de salir a correr, con este frío, y acabarás viendo la nueva temporada de “La casa de papel”.

Otra posible aproximación sería prueba unos día a salir a correr por las mañanas. Si necesitas unas zapatillas, comprate unas normales, que cumplan pero no tan caras, y pon el despertador una hora antes (diclaimer: revisa planes de entrenamiento adecuados antes de lanzarte a correr si no lo has hecho en años). Si puedes hacer esto durante un par de semanas, entonces puedes comenzar con el siguiente paso. Pero si no eres capaz de despertarte un poco antes para trotar un ratito en la mañana, la maratón está fuera de tu alcance.

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Lo mismo pasa con las empresas. Nos enfrascamos en proyectos gigantes, que quieren resolver todos nuestros problemas y que luego tardamos sangre, sudor y… tiempo y dinero en sacar adelante, para que luego nadie esté satisfecho con el resultado porque no termina de solucionar sus verdaderos problemas.

Se nos olvida algo importante, el ir mostrando avances de nuestro proyecto a la gente para que puedan acompañarnos en esta nueva estrategia. ¿Recordáis lo de los objetivos secundarios? Están ahí para que la gente pueda apreciar avances sencillos, fáciles de entender y que les ayuden a caminar junto con nosotros hacia el objetivo que nos hemos fijado, sin necesidad de llevarse una sopresa al final.

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Además, con la metodología hormiga recibirás muchos feedbacks sobre el camino para mejorar el proyecto en cuestión y adaptarse mejor a las necesidades de cada uno. Así que tendremos un proyecto vivo, que acaba respondiendo a las necesidades del negocio.

Una guía básica para la gestión de proyectos

Todo profesional, a lo largo de su carrera y con independencia del departamento en el que trabaje, se enfrenta tarde o temprano con la gestión de un proyecto con cierta envergadura que, además, involucra otras personas, equipos o áreas que lo hacen más complejo y extenso de lo que nos hubiéramos imaginado.

Ya sea que trabajemos en una pequeña empresa o en una multinacional, tarde o temprano tenemos que llevar a cabo proyectos que involucren a diferentes equipos de trabajo, normalmente procedentes de departamentos que no tienen mucha relación entre sí en su labor cotidiana, pero que deben asegurar el buen resultado del proyecto.

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Por qué fallan las estrategias online

Tenemos una buena idea y cuando lo llevamos a la práctica falla estrepitosamente sin que tengamos muy claro el por qué. Nos ha pasado a todos alguna vez y, con suerte, nos seguirá pasando (quiere decir que seguimos probando nuevas ideas y siempre correremos el riesgo de equivocarnos), aunque trataremos de evitarlo.

Cuando analizamos lo que hemos hecho sacamos conclusiones y, lo más importante, debemos aprender los motivos y las razones de nuestro fracaso. Realmente, debemos hacer lo mismo cuando tenemos éxito, pero es mucho más fácil pensar que sabemos por qué las cosas salen bien en vez de preguntarnos si realmente las sabemos. Pero cuando las cosas salen mal… más nos vale saber el motivo.

Por simplificar un poco las cosas, podemos hacernos una idea del éxito o del fracaso que podemos esperar tenga nuestro proyecto siguiendo una pequeña lista:

  • Investigar posibles fallos: ¿hemos analizado lo qué puede salir mal, por dónde puede fallar nuestro proyecto o las posibles causas que podrían llevar a nuestro fracaso? Se deben realizar los oportunos controles y pruebas de estrés antes de realizar en lanzamiento.
  • Plantear posibles escenarios: prepara diferentes hipótesis y escenarios, tanto en el caso de tener éxito como si no, de modo que podemos crear plantes de actuación con antelación.
  • Evitar la incertidumbre: si no tenemos claro lo que puede suceder no sabremos reaccionar y podremos tomar decisiones equivocadas.
  • Hacer las cosas sencillas: por muy complicado que pueda parecer un proyecto, si logramos que los procesos y los pasos intermedios sean sencillos y fáciles de entender, desarrollar e implementar, podemos llegar a tener éxito.
  • Asignar las tareas correctamente: es fundamental realizar una correcta asignación de tareas y el cálculo de horas de trabajo. No debemos hacer castillos en el aire y pensar que podemos llevar acabo cosas que no son técnicamente (o económicamente) posibles, incluyendo el factor humano. Hay que recordar que el día tiene 24 horas y de vez en cuando tenemos la mala costumbre de dormir.
  • Planificar los procesos correctamente: evitaremos cuellos de botella si planificamos los procesos y pasos del desarrollo de forma adecuada. Por muy bueno que seamos en una parte del desarrollo, si fallamos en otra no avanzaremos.
  • El equipo humano: a veces las cosas fallan porque las personas no tienen los conocimientos adecuados o la experiencia necesaria para llevar acabo el proyecto: que tengas un programador excepcional de HTML no quiere decir que sea igual de bueno para programar en Java (por poner un ejemplo). La formación y contar con asesoramiento externo ayuda, así como adecuar el proyecto a los recursos humanos de que dispongas.
  • Seguimiento: Aunque hayamos lanzado el proyecto y tengamos nuestra web, página de fans o perfil de Twitter funcionando, debemos hacer un seguimiento constante, sobre todo al principio. Por ejemplo si usamos herramientas de monitorización que se integren con diferentes perfiles, es posible que durante los primeros días nos den problemas de sincronización con Facebook, Twitter y/u otras plataformas.
  • Trabajar en equipo: cuando se lanza un proyecto, una página web, un portal, perfil, etc… es fácil que tomemos decisiones precipitadas sin compartirlas con el equipo. Sobre todo si no hemos seguido los pasos anteriores. Debemos definir procedimientos claros para la toma de decisiones y para informar de posibles problemas, cambios y/o modificaciones que deban llevarse cabo.
Estas son sólo unas ideas básicas para tratar de lograr que un proyecto salga como habíamos pensado. Pero no hay que tener miedo a al fracaso cuando llevamos acabo nuevas ideas, nos puede enseñar cosas útiles, si sabemos aprovecharlas, claro.