Siempre hablamos de los cambios que está generando el mundo digital y el «Cloud» en nuestra vida diaria y en el de nuestras empresas y negocios, pero pocas veces tenemos un ejemplo tan claro como el que nos presenta Captio para la gestión integral de las notas de gasto.
El mundo online está cada vez más presente en nuestras vidas, tanto en el aspecto personal como en el profesional. Claro ejemplo es la importancia que damos a nuestra imagen online y a los servicios que poco a poco vamos subiendo a la nube y que dejamos de tener físicamente en nuestra empresa para hacer una gestión puramente digital de la información.
Ahora le llega el turno a las notas de gasto, ese proceso mecánico y que todos detestamos hacer, por lo que siempre se acumula en nuestras tareas pendientes hasta que desde algún departamento interno nos dan un toque para que justifiquemos los gastos que hemos tenido a lo largo del mes. Entonces nos ponemos las pilas, abrimos el cajón y sacamos todos los tickets que tenemos pendientes de justificar, nos pasamos una tarde (o mañana) rellenando un Excel con la información, que debemos pasar a la firma de nuestro jefe, antes de enviarlo al departamento que controle los gastos de la empresa. ¿A quién no le suena este proceso?.
En mi caso, he vivido las dos partes del proceso: por un lado, tener que hacer las notas de gastos de todos los viajes que me toca hacer cada mes, y por otro, ver la gestión interna que conllevan todas estas notas de gasto dentro de una empresa.
La herramienta Captio, una solución online creada por una empresa de Barcelona (que hay que promocionar lo nuestro), permite hacer esta gestión directamente con el móvil, aunque cuentan con una versión para ordenador, de modo que podemos ir incluyendo nuestros gastos de forma automática, con un reconocimiento de texto, para de forma sencilla cargarlo al sistema e iniciar el sistema de aprobación.
Internamente también tiene sus ventajas, pues la persona encargada de la gestión de las notas de gasto puede llevar a cabo un control y un seguimiento con un simple clic.
Este es un ejemplo de cómo las nuevas tecnologías pueden cambiar los procesos internos de una compañía, mejorando su eficiencia y productividad, así como incentivando una mejora en el control de costes. Al mismo tiempo, permite analizar los gastos ocasionados y dónde se invierte más dinero: en gasolina, en taxis, en comer con los clientes, etc.
La ventaja de introducir servicios online (o servicios que dependan del Cloud) es que nos permite flexibilidad y al mismo tiempo aprovechar el potencial de los nuevos terminales móviles para sacarles todo el rendimiento de cara a nuestro negocio… pero esto lo dejo para otro día.
A different view 
El proyecto no se ha planteado como una mera sustitución del actual sistema de gestión por otro nuevo, sino como un cambio de enfoque en la gestión gracias a eStima. Ahora, el expediente electrónico tributario es el eje motor de la gestión, el tránsito de papel interno desaparece y la multicanalidad de servicios y la interoperabilidad con otras administraciones es una realidad. También ofrece una visión 360º del contribuyente, lo que permite gestionar desde un único punto todo lo relacionado con el mismo. Un sistema de avisos inteligentes ayuda al usuario en todo momento a interpretar la información relevante y facilita la atención al ciudadano.
Todo lo que ayude a las empresas a mejorar en su eficiencia a la hora de trabajar en labores administrativas es bienvenido… muchas de las ineficiencias de una empresa vienen de un excesivo volumen administrativo y regulatorio.
DejaOffice Esta aplicación es perfecta porque incluye a la vez calendario, lista de tareas y hasta control de gasto. Es como una pequeña oficina dentro de tu móvil. La aplicación incluye una gestión total y enfocada a profesionales con contactos, calendario, tareas, notas y control de gastos. Es muy configurable, y permitesincronización con todos los datos de tuAndroid.
No lo conocía y tiene buena pinta… aunque creo que me decanto más por Google+ como solución a muchas pequeñas y medianas empresas que no quieren complicaciones pero quieren aprovechar todo lo que les aporta la Red. Aunque parece mentira, creo que poco a Poco el equipo de Google lo está haciendo bastante bien y van a crecer mucho a corto y medio plazo.
Otra de nuestras utilidades añadidas es la que te ofrece la opción de incluir los gastos de gestión en el precio del vuelo para hacerte saber el coste real o total del mismo. Esta opción aparece en un cuadro en la parte superior de la columna izquierda de la pantalla de resultados.
Es una buena idea, especialmente para Pymes… ¿pero os habéis planteado incluir sistemas de aprobación del gasto para empresas de mayor tamaño y con grandes redes comerciales? Mi experiencia en otras empresas es que esta gestión requiere una importante carga de trabajo para los departamentos de administración/contabilidad.