Seguimos con la temática sobre liderazgo y gestión de equipos que comenzamos hace unas semanas, hablando ahora de cómo debemos plantear nuestras preguntas para lograr las respuestas adecuadas y que la gente o nuestro equipo se comprometa a determinadas tareas u objetivos.

A veces confundimos liderazgo y gestión de equipos con la responsabilidad de ser un jefe y tener persona a tu cargo. Pero en muchas ocasiones los equipos se conforman por personas procedentes de distintos departamentos o áreas de tu empresa, en las que no existe una relación de jerarquía, aquí es cuando la gestión del liderazgo se vuelve más importante. ¿Cómo vamos a lograr acuerdos o fijar objetivos claros cuando nos enfrentamos a diferentes intereses personales y departamentales?

Quién no se ha enfrentado en alguna ocasión a una reunión donde estaba el equipo comercial, alguien de contabilidad, alguno de informática, personas de marketing… y tú en el medio intentando sacar adelante un proyecto. Cada uno opinando algo distinto y con diferentes intereses, logrando que la reunión sea un desastre y nadie se ponga de acuerdo.

En parte este caos se debe a que no sabemos preguntar a las personas lo que quieren (o lo que nosotros queremos) de forma adecuada. Y es que existen muchas formas de preguntar.

Pero vamos a ponerlo fácil, para que podamos utilizar un sistema sencillo que nos permita recordar y aplicar de forma efectiva. Hay cuatro tipos de preguntas: abiertas, cerradas, influyentes y neutras.

Cada tipo de pregunta nos permite obtener una determinada información o generar alguna reacción en la otra personal.

Preguntas Abiertas

Parece lógico pensar que las preguntas abiertas son exactamente eso, abiertas. En ellas preguntamos cosas generales, dando libertad a la otra persona para responder como quiera. Son preguntas tipo ¿qué te parece el proyecto? ¿cuándo vas a tener listo este tema?.

Las preguntas abiertas nos permiten tener más información, al no limitar el tipo de respuesta, por lo que son necesarias menos preguntas para obtener la información que necesitamos y es algo más amable para la otra persona, que no se ve obligada a responder en la manera que nosotros queremos.

El problema viene en que perdemos el control de lo que nos pueden contar. La otra persona puede dar vueltas innecesarias y nos hace perder más tiempo.

Preguntas Cerradas

Las preguntas cerradas no dejan mucho margen a la respuesta. Son del tipo Si/No, mucho más directas que las preguntas abiertas pero nos permiten ser mucho más concretos y rápidos para obtener lo que queremos.

El problema es que también perdemos los matices e información adicional que nos podría ser útil. Es un estilo más agresivo y la gente puede sentirse arrinconada cuando hacemos preguntas cerradas. Al ser un estilo de pregunta que busca el blanco o negro, el sí o el no, corremos el riesgo de aumentar la probabilidad del error, ya que no tendremos toda la información.

Preguntas Influyentes

Este es un estilo de pregunta donde queremos influenciar la respuesta. Cuando hago este tipo de preguntas siempre me acuerdo de mi madre cuando me decía «¿cómo quieres que te sirva este riquísimo plato?».

Las preguntas influyentes siempre incluyen un adjetivo calificativo. Con ello buscamos condicionar la respuesta de los demás. No es lo mismo preguntar ¿qué les parece la propuesta de Juan? que decir ¿qué les parece la increíble propuesta de Juan?.

Si volvemos a la idea de la reunión anterior, imagina que acaba de terminar y comentas con un compañero cómo ha ido. Qué pensarías si te pregunta «¿Crees que ha servido para algo esta horrible reunión?», responderías igual que si te pregunta «¿qué te ha parecido la reunión?».

La propia pregunta ya condiciona tu respuesta y eso es algo que podemos utilizar a nuestro favor.

Preguntas Neutras

Este último de preguntas, al contrario que las influyentes, no pretende influenciar la repuesta y da libertad para responder como se quiera. Busca obtener información sin influenciar. Aquí entraría la pregunta «¿qué te ha parecido la reunión?».

Combinar apertura y neutralidad en nuestras preguntas

Cómo se puede ver en el gráfico que comparto un poco más arriba, los tipos de pregunta se pueden combinar en función de su apertura y neutralidad. De este modo podemos tener preguntas Abiertas-Influyentes, Abiertas-Neutrales, Cerradas-Influyentes y Cerradas-Neutrales.

Cada tipo de pregunta busca un objetivo diferente.

• Abiertas-Influyentes: queremos guiar a la persona hacia una determinada dirección. Queremos dejar que la otra persona se exprese abiertamente, pero encaminada hacia lo que nosotros queremos. Sería una pregunta tipo «¿qué haces para que tus presentaciones salgan siempre tan increíbles?».
  Con el ejemplo que hemos utilizado, buscamos que la persona nos comparta las cosas positivas que hacen para lograr un resultado. Se puede aplicar igual para los objetivos de venta: ¿qué haces para lograr tan buenos resultados a final de mes? ¿cómo logras que haya en tu equipo un ambiente de trabajo tan bueno?
  Es importante siempre añadir un adjetivo calificativo, que será el que condicione la pregunta.
• Abiertas-Neutrales: con ellas buscamos información sin influenciar, busca incrementar la participación de la otra persona, generar conversación, etc. Son del tipo ¿qué piensas sobre los nuevos objetivos? ¿cómo llevas el proyecto? ¿qué necesitas para terminar el proyecto?.
• Cerradas-Influyentes: Aquí queremos ejercer cierto poder para obtener la respuesta que queremos. No nos sirve cualquier respuesta, buscamos lograr una respuesta que cumpla con nuestras necesidades. Son preguntas del estilo ¿Vas a mejorar la satisfacción de tus clientes para el próximo informe, verdad? ¿crees que has hecho un buen trabajo para alcanzar estos míseros resultados?.
  Como comentábamos antes, es un estilo más agresivo, pero busca un objetivo concreto, asegurarnos que la otra persona hará lo que necesitamos que haga, o se comprometa a hacerlo.
• Cerradas-Abiertas: en esta ocasión buscamos alcanzar acuerdos, llegar a un consenso. Sigue siendo una pregunta directa, que busca un sí o un no, pero no añadimos ningún adjetivo calificativo. Sería preguntas estilo ¿me vas a entregar el informe el viernes, verdad? ¿llegarás al objetivo este mes, cierto?.

 

Búsqueda del equilibrio

En función de cada situación debemos utilizar un tipo de preguntas u otro. Es más, a lo largo de una conversación debemos utilizar diferentes tipos de preguntas para obtener las respuestas adecuadas. En ciertas ocasiones nos interesará dejar abierta la puerta para que los demás expresen su opinión, compartan qué les preocupa e, incluso, expongan sus motivadores para no apoyar un proyecto.

Las preguntas cerradas nos permitirán acotar las respuestas para conducir a las personas hacia ciertas conclusiones, ya que evitamos los matices, las valoraciones.

Ahora bien, ¿cómo vas a preguntar en tu próxima reunión? ¿vas a hacer las preguntas adecuadas? ¿crees que vas a poder ser ese líder increíble en la próxima reunión de equipo? Comparte en los comentarios qué vas a hacer para que tu próxima reunión sea excelente. Piensa en las respuestas que has dado a estas preguntas y por qué has dado esas respuestas y no otras. Aplica esta técnica en tus próximas reuniones y verás como mejorarán y lograrás mejorar la gestión de tus proyectos.