En estos días han coincidido dos hechos que me han llamado mucho la atención, si bien parecerían muy distantes y desconexos entre sí, pero en realidad reflejan diferentes puntos de vista de un mismo problema. Y es que muchas empresas aun se preguntan para qué sirven los KPI’s y qué beneficio puede aportar a su empresa.

Cuando el año ya está tocando a su fin es buen momento para parar un instante, echar la vista atrás y ver qué es lo que se ha hecho a lo largo del año. Como parte de nuestra rutina anual, en las próximas semanas tendremos nuestras reuniones de preparación del año que viene con los equipos comerciales y llevamos un tiempo trabajando todo tipo de estadísticas, indicadores, coeficientes y, sobre todo, KPI’s para explicar qué es lo que ha pasado este año.

Para nosotros los indicadores o KPI’s son primordiales para saber cómo evoluciona nuestro mercado y analizar nuestras ventas. Sería muy fácil tomar sólo el dato final, conformarse con la venta bruta sin pasar a analizar cuales son los canalizadores de dicha venta y cómo podemos influenciar sobre ellos.

Al mismo tiempo que estaba trabajando en esto, comentaba con unos amigos que en sus empresas apenas sí tienen indicadores, pues no los usan al ser negocios pequeños y con equipos reducidos. Me sorprendió tanto esa afirmación que comencé a pensar si son realmente necesarios los indicadores para el éxito de un negocio.

Con esto rondándome en la cabeza me puse a analizar los resultados que hemos ido consiguiendo en Thermomix® y Vorwerk México desde que llegué, a finales de 2013, hasta la fecha actual.

Uno de los principales indicadores que usamos es la actividad de nuestra fuerza de ventas. Dicho de otro modo, medimos el porcentaje de agentes comerciales que han logrado al menos una venta en un mes en curso. Siendo una empresa de venta directa no tenemos una red comercial propia, por lo que es importante para nosotros este indicador.

Como se puede ver en la gráfica superior, cuando llegué a México me encontré con un equipo que ni si quiera llegaba, en promedio, al 50% de la actividad de todo el equipo. Con el paso del tiempo logramos revertir esta situación y los últimos incentivos que hemos desarrollado han mejorado, con creces, este indicador.

En el otro lado tenemos la productividad, que nos dice cuantas máquinas venden las personas que están activas en un determinado mes. A este indicador le podríamos sumar la distribución de ventas por personas productivas, pero ya es un análisis para más adelante.

Igual que nos pasaba antes, al llegar a México nos encontramos con un equipo que apenas trabajaba y cuando lo hacían, vendían poco.

Gracias a nuevas estrategias de activación y productividad logramos tener equipos eficientes. Aun nos queda mucho trabajo por hacer, pero podemos observar como estos indicadores nos han ayudado a medir la evolución de nuestro negocio y analizar las causas por las que no estábamos creciendo.

Sin embargo, ¿esto como se traduce en ventas? Pues muy sencillo: Si tu tienes un equipo comercial formado por 100 personas, de las cuales sólo el 50% se activa y, en promedio, gestionan 10 pedidos al mes, lograrás un total de 500 ventas. Sin embargo si logras que el 60% de tu equipo esté activo y además gestionen 12 pedidos al mes, habrás logrado 720 ventas, un 44% más de ventas simplemente identificando tus indicadores y actuando sobre ellos.

Y es lo que nosotros hemos logrado actuando sobre nuestros indicadores: importantes incrementos en las ventas mensuales (promedio) gracias a un trabajo que viene desde que iniciamos el proyecto.

En tu negocio puedes ir a ciegas y esperar a que la gente traiga las ventas a la oficina y luego ver si habéis alcanzado el objetivo. Pero, por otro lado, puedes desarrollar unos indicadores o KPI’s que te ayuden a conocer tu negocio y saber en qué situación estás para poder desarrollar planes de acción que ayuden a lograr el objetivo.

Así que vete considerando buscar alguna herramienta de Business Inteligence que te permita ver tus números de forma clara y sencilla o, cuando menos, desarrolla tus propios indicadores y con la ayuda de herramientas tan sencillas como Excel y PowerPoint crea tus reportes de seguimiento.