Una guía básica para la gestión de proyectos

Todo profesional, a lo largo de su carrera y con independencia del departamento en el que trabaje, se enfrenta tarde o temprano con la gestión de un proyecto con cierta envergadura que, además, involucra otras personas, equipos o áreas que lo hacen más complejo y extenso de lo que nos hubiéramos imaginado.

Ya sea que trabajemos en una pequeña empresa o en una multinacional, tarde o temprano tenemos que llevar a cabo proyectos que involucren a diferentes equipos de trabajo, normalmente procedentes de departamentos que no tienen mucha relación entre sí en su labor cotidiana, pero que deben asegurar el buen resultado del proyecto.

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Una buena planificación es una de las bases fundamentales que aseguran el buen resultado de cualquier proyecto, pero no es la única. También es necesaria un seguimiento de los pasos que vamos dando y los avances que se vayan logrando, así como de los fracasos o retrasos.

A lo largo de la vida de un proyecto podemos enfrentarnos a diferentes situaciones que pueden poner en peligro su viabilidad. Un buen análisis de nuestras amenazas y, en lo posible, una previsión de todo lo que puede suceder durante el transcurso del proyecto no ayudará a estar preparados para cualquier contingencia.

La planeación

Un día llega tu jefe y te hace responsable de un nuevo proyecto. Quiere lanzar un nuevo producto al mercado y te han nombrado responsable. ¿Qué vas a hacer?

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Lo primero es saber exactamente lo que quiere la empresa, lo que está buscando y los objetivos que se han fijado para este proyecto. Igualmente, debemos saber dónde comienza y dónde acaba nuestra responsabilidad. ¿Es parte de nuestro trabajo definir el nuevo producto o este nos viene dado? ¿El proyecto es sólo hasta la puesta en el mercado del producto o debemos darle continuidad?

Una vez que tenemos los límites del proyecto, debemos comenzar a crear el mapa que nos debe guiar durante el camino. Una buena idea es dividir el proyecto en sub-proyectos que nos ayuden a hacerlo más manejable y asignar cada sub-proyecto a un responsable. Pensando en un nuevo producto que debemos lanzar podemos dividirlo entre el equipo de desarrollo de producto, el área de marketing y diseño, la parte logística, etc.

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Todos los sub-proyectos no tienen por qué empezar al mismo tiempo, debemos incluirlos en nuestra planeación para tener un control y un orden de cada uno de los pasos a dar. No podemos comenzar a diseñar la campaña de marketing si no sabemos todas las funcionalidades del producto ¿verdad?

Ir paso a paso

Es bastante común que en cada equipo comiencen a trabajar como locos, guiados con la emoción inicial, y tengan su sub-proyecto muy avanzado demasiado pronto. Pueden haber mil cambios que van surgiendo sobre la marcha y que tendrán un impacto en el trabajo de los diferentes equipos de trabajo. Una correcta planeación permite a los equipos ponerse a trabajar cuando cuenten con la mayor información posible que afecte a su parte del proyecto.

Cuando planificamos un proyecto debemos definir también sus fases. Tenemos la fase de diseño, la fase de pruebas, la de producción, diseño de materiales, formación de los equipos comerciales sobre el nuevo producto, etc. Hay fases que pueden comenzar en paralelo y otras están vinculadas a que terminemos una anterior.

Una vez completada una fase, debemos analizar el resultado. ¿Cumple con nuestras expectativas? ¿Nos hemos ajustado al presupuesto? Si hay cambios significativos en el proyecto debemos informar al resto de equipos para que realicen los cambios oportunos en su planificación.

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Si ponemos el ejemplo una empresa tecnológica, que quieren lanzar una nueva aplicación, puede suceder que durante la fase de desarrollo nos encontremos con problemas de sincronización que no terminen de solucionar a tiempo para la fecha prevista de lanzamiento y se deba retrasar todo. En el caso de que hayamos creado un sistema de seguimiento y control, habremos sabido con tiempo que tenemos diversos retrasos y que debemos ajustar el resto de nuestra planificación. Si no lo hemos hecho, nos encontraremos con un evento preparado y listo para comunicar el lanzamiento sin un producto que lanzar.

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Es por esto último que debemos ir paso a paso y no avanzar más de lo debido sin tener cerradas las fases previas del proyecto.

Cerrar un proyecto

Una vez hemos completado el proyecto, respiramos tranquilos, nos relajamos y pensamos que hemos hecho un buen trabajo y nos vamos a casa contentos. Pero queda una parte importante por hacer: dejar por escrito lo que hemos aprendido.

Puede que en un futuro no tan lejano vuelvas a ser responsable, o lo sea algún otro compañero, de otro proyecto. Si no dejaste anotado lo que aprendiste, los problemas que hubo, la soluciones que se aplicaron y las decisiones que se tomaron, cuando la empresa requiere iniciar un nuevo proyecto tendrá que comenzar otra vez de cero. Dejar anotado los aprendizajes y lecciones, los riesgos que surgieron durante el proyecto, los problemas y cambios, así como un largo etc., nos ayudará más adelante a tener una buena parte del trabajo realizada y prever con antelación muchos de los pequeños y no tan pequeños problemas a los que te puedes enfrentar en la gestión de proyectos.

Finalmente, algo extremadamente importante, si quieres gestionar un proyecto de forma adecuada, es la comunicación entre los equipos implicados. Es necesario que existan canales de comunicación fluidos entre todos los equipos y reuniones periódicas donde todo el mundo pueda estar al tanto de los avances, retrasos y éxitos que va teniendo el proyecto. Si cada equipo trabaja por su cuenta por separado, podemos tener sorpresas cuando descubramos al final que no todo coincide como se esperaba. La comunicación interna lo es todo, y no es necesario tener reuniones insufribles cada semana, pero sí planificar juntas de trabajo y reuniones de seguimiento periódicas que nos ayude a trabajar como un equipo.

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